(Anders) vergaderen
Bijgewerkt op: 17 dec. 2022
Als leerkracht ben je vaak en veel aan het vergaderen. Er wordt in deze vergaderingen vaak veel opgepakt en maar weinig afgemaakt. Misschien ben jij wel onderbouw coördinator en moet je binnen jouw bouw ook dit soort vergaderingen leiden? In deze blog geef ik je tips om een overschot aan vergaderingen te beperken en om jouw school een vergadercultuur te creëren, waarbij iedereen achteraf denkt: dit was zinvol!
Waarom vergaderen?
We vergaderen zo vaak, en gaan zo vanzelfsprekend aan de vergadertafel zitten, dat het soms niet meer in ons opkomt ons af te vragen waarom we nu eigenlijk vergaderen.
Bekijk daarom deze poster eens voordat je een vergadering plant.
Er bestaan veel verschillende typen vergaderingen. Deze vergaderingen kunnen afzonderlijk voorkomen, maar ook in één en dezelfde vergadering. Je moet je bewustzijn welk type vergadering aan bod is om er op de juiste wijze mee om te kunnen gaan.
De vier typen vergaderingen, die we kunnen onderscheiden zijn:
1. De organisatorische vergadering
Hierin komen allerlei organisatorische dingen aan de orde, zoals het regelen van sinterklaas, de overblijf enz. Het merendeel van dit soort zaken kan bijvoorbeeld tijdens de eerste teamvergadering van een nieuw schooljaar afgewerkt worden en behoeft tijdens volgende vergaderingen niet veel tijd te kosten.
2. De inhoudelijke vergadering
Hierin zullen pedagogisch-didactische onderwerpen vaak de boventoon voeren.
Wat zijn onze doelstellingen, welk schoolklimaat staat ons voor ogen, hoe vullen we schoolwerkplanontwikkeling in, welke methoden kiezen we?
Een diepgaande meningsvorm en het nagaan van mogelijke alternatieven is dan nodig voordat je tot besluiten kan komen. Die besluitvorming kan ook in een later stadium volgen. Vaak is dat ook beter. Vooral moeten overhaaste beslissingen worden voorkomen.
3. De probleem-oplossende vergadering
Hierin worden moeilijkheden en oplossingen besproken, nieuwe ideeën verzameld en/of naar nieuwe methoden, werkwijzen e.d. gezocht. Bij dit soort problemen Is het zinvol om fasegewijs een probleem aan te pakken. De volgende fasen kunnen gevolgd worden:
Onderzoek: Wat Is het probleem? Wat is er precies aan de hand? Daarbij zorgvuldig doorvragen en doorzoeken.
Analyse: Opsporen van de oorzaken van het probleem. Bijvoorbeeld hoe zit het met onze samenwerking en taakverdeling?
Aktie: Wat doen we om het probleem te kunnen oplossen? Vaak heeft deze fase verschillende besprekingen nodig.
Evaluatie: Hoe hebben we het probleem aangepakt? Moeten onze akties nog worden bijgesteld?
4. de evaluatieve vergadering
Hierin vraag je naar de waarde, de kwaliteit van het samen handelen. Bijvoorbeeld aan het eind van een proces van vernieuwing of als een bepaalde methode is uitgeprobeerd, en aan het onderwijs is getoetst. Evalueren kan op twee manieren.
Het gaat daarbij om de vraagstellingen:
Wat hebben we bereikt? We hebben hierbij het product van ons werken voor ogen.
Hoe hebben we dat bereikt? Hier hebben we het achterliggende proces in beeld.
De deelnemers
In principe is het hele team vaak op een vergadering aanwezig. Onderwijsinhoudelijke zaken kunnen vaak beter gestalte krijgen als er regelmatig samen wordt vergaderd wordt en er belangstelling is voor elkaar en de doorgaande lijnen.
Toch is het niet in alle gevallen vereist dat alle teamleden bij een vergadering aanwezig zijn.
Wanneer er onderwerpen worden besproken, die niet voor iedereen van wezenlijk belang zijn, kan dit de motivatie omlaag halen. Er kan dan bijvoorbeeld worden gekozen voor een afzonderlijke voorbereiding door 2-3 mensen, die daarna de zinvolle punten ter bespreking in de teamvergadering naar voren brengen. Ook kun je teamleden slechts een gedeelte van de vergadering aan laten sluiten; het gedeelte dat wel zinvol is voor iedereen.
De deelnemers aan de vergadering kunnen sterk van elkaar verschillen in rollen en zeggingskracht. De ene deelnemer neemt bijvoorbeeld meer initiatief dan de ander, durft sneller zijn mening te geven dan een ander, komt met meer ideeën en/of actieve inbreng, treedt eerder op de voorgrond dan een ander, toont meer belangstelling voor ideeën van anderen dan een ander, kan zich beter verplaatsen dan een ander, kan dingen misschien beter formuleren dan een ander en/of ziet in collega's meer rivaliteit dan een ander.
Soms heeft iemand binnen een team zo'n sterke zeggingskracht, dat men zijn woorden al bij voorbaat toejuicht, of juist niet, terwijl de ander bijvoorbeeld geen voet aan de grond krijgt.
Het is niet alleen belangrijk om je vergadergenoten te kennen, maar ook jezelf.
Stel jezelf de vraag in hoeverre jij positief rolgedrag binnen de vergadering kan bevorderen.
Een voorzitter
Om een vergadering efficiënt te laten verlopen is er een voorzitter nodig, die de vergaderingen leidt. Een voorzitter moet niet alle touwtjes in handen willen nemen en ook niet op alle opmerkingen commentaar leveren, zodat niemand zich op den duur misschien meer durft te uiten.
Een voorzitter moet wel leiding geven bij de introductie van een onderwerp.
Hij/zij zal een duidelijke rol moeten vervullen bij het stimuleren van de discussie, bij het tot hun recht laten komen van alle teamleden, bij het betrekken van stille mensen in de discussie en het afremmen van de drukke praters.
De voorzitter zal soms taakgericht en soms persoonsgericht moeten leiden.
Bij een taakgerichte leiding houdt hij voortdurend de taakstelling, het doel voor ogen.
Dit kan met name nodig zijn tijdens een organisatorische vergadering.
Tijdens de persoonsgerichte leiding let de voorzitter met name op de persoonlijke bijdragen van de teamleden en stimuleert de eigen meningsuiting.
Steeds moet worden ingehaakt op handelingen, gedragingen en meningen van mensen.
Een juiste wijze van omgaan met mensen voorkomt ergernis en dient de doelstelling die we samen voor ogen hebben. Het is gemakkelijker om veranderingen aan te brengen in een bepaalde situatie (die men in neutrale termen aangeeft) dan in een bepaald gedrag. Iemands gedrag bespreken hoort niet thuis in een vergadering. Een voorzitter moet nooit persoonlijk worden. Alleen al een suggestie in die richting werkt bedreigend.
Het gebruiken van oordelen, vooraf of tijdens een vergadering kan belemmerend werken in de richting van een goede oplossing.
Alle teamleden moeten de ruimte hebben om over een probleem na te denken.
De agenda
Bereid een vergadering altijd voor, zodat de doelen helder zijn, de vergadertijd zoveel mogelijk geminimaliseerd kan worden en je de effectiviteit ervan kan verhogen.
Een agenda kan daarbij als hulpmiddel functioneren om meer structuur te geven aan de vergadering.
Een agenda is de puntsgewijze opgeschreven inhoud van de vergadering.
Het is echter wel slechts een hulpmiddel en geen doel in zichzelf. We gaan niet vergaderen omdat er een agenda is, maar omdat onderwerpen vragen om een concrete afhandeling.
Het kan nuttig zijn af te spreken welke onderwerpen zeker behandeld moeten worden.
Maak je team of bouw medeverantwoordelijk voor de agenda. Iedereen kan agendapunten indienen, maar is dan ook verantwoordelijk voor dat agendaonderdeel tijdens de vergadering. In gezamenlijkheid besluit je welke agendapunten aan de orde komen. Om snel te komen tot een keuze uit verschillende voorstellen maak je het visueel. Schrijf de verschillende voorstellen op. Aan de deelnemers deel je gekleurde post-its of stickers uit met twee kleuren. Pak niet teveel punten tegelijk aan. Less is vaak more!
Stel dus samen prioriteiten. De ene kleur is de eerste voorkeur, de andere kleur de tweede. Iedereen geeft de voorstellen van zijn/haar keuze hiermee aan. Je ziet daarna in één oogopslag welk voorstel de voorkeur heeft.
Een tijdsindeling op de agenda kan een goed hulpmiddel zijn. Toch kan het voorkomen dat er agendapunten door tijdgebrek blijven liggen. Spoedeisende onderwerpen worden aan het begin van de vergadering gepland worden. Hiermee voorkom je dat een onderwerp niet meer voldoende aan bod kan komen. Aan het eind van de vergadering kan aan de hand van de agenda worden nagegaan wat niet behandeld is. Dan kan vastgesteld worden wat, wanneer en hoe dat alsnog aan de orde komt.
Zorg voor een agenda die er voor iedereen toe doet. Veel tijd gaat vaak verloren aan mededelingen, die meestal ook niet voor iedereen relevant zijn. De betrokkenheid van deelnemers daalt hierdoor snel. In plaats van eenzijdige informatieoverdracht of ongestructureerde discussie, is er sprake van professionele ontmoeting en ontwikkeling en het samen nemen van besluiten. Veel scholen starten de week ook met een gezamenlijk moment in de teamkamer, om organisatorisch-zakelijke dingen en/of mededelingen al kort met elkaar door te kunnen nemen.
De agendapunten moeten zó geformuleerd worden dat de teamleden inzicht krijgen in wat er besproken gaat worden. Anders bestaat het gevaar van afdwalen. En tegen het afdwalen is de agenda nu juist een hulpmiddel. Bedenk dat een gebrekkige agenda nog altijd beter is dan geen agenda!
De agenda moet ook ruim op tijd bij de deelnemers zijn. Een agenda nodigt de deelnemers namelijk uit tot een betere voorbereiding op de vergadering. En hoe beter beslagen men ten ijs komt, hoe beter de besluiten zullen zijn. Overhaaste besluiten zijn meestal het gevolg van een gebrekkige voorbereiding.
De locatie
Niets is zo hinderlijk als tijdens het vergaderen steeds onderbroken te worden.
Zorg daarom bij voorkeur voor een ruimte waar je zo min mogelijk gestoord kan worden.
Denk na over de tafelopstelling in de vergaderruimte. Deze moet zo zijn, dat er een sfeer kan ontstaan, die uitnodigt tot deelname van alle aanwezigen aan het gesprek.
"Afstand" kan een hindernis worden tijdens de vergadering. Alle aanwezigen moeten elkaar kunnen zien en horen.
Een goede vergadering gaat samen met een goede sfeer en deze hangt weer nauw samen met de geest van verstandhouding onder de teamleden. Ook de accommodatie is daarin een sfeerbepalende factor. Een vergadering hoeft niet altijd op school plaats te vinden.
Ga de school bijvoorbeeld eens uit en vergader buiten, in een andere school, een buurtcentrum of een restaurant. Een andere omgeving geeft vaak weer andere inspiratie!
Vergaderingen vinden vaak zittend, aan een tafel, plaats, maar dat hoeft helemaal niet!
Staand vergaderen zorgt er zelfs voor dat je alert blijft en de productiviteit is groter dan bij zittend vergaderen. Extra interessant: je vergadert staande ook sneller!
De tijd
Uiteraard is het sterk afhankelijk van de wensen van de teamleden wanneer er wordt vergaderd. Vergaderen op een middag na schooltijd blijkt in veel gevallen de voorkeur te hebben. Vergaderen in de avonduren heeft voor- en nadelen. Ook niet iedereen zou bij voorkeur willen vergaderen tussen de middag. Dan willen mensen toch ook vaak graag even uitblazen, lunchen of naar huis gaan om te eten.
Stel aan het begin van een nieuw schooljaar gezamenlijk een vergaderschema op voor het hele jaar. Iedereen kan hier dan rekening mee houden bij het plannen van bijvoorbeeld ouderbezoeken na schooltijd. Ook spaart deze opzet heel wat tijd uit tijdens een vergadering, waarop anders elke keer een nieuwe datum "geprikt" moet worden.
Indien mogelijk moet ook de tijdsduur van de vergadering vastgesteld worden.
Laat iedereen vooraf weten dat er bijvoorbeeld niet langer dan anderhalf uur vergaderd wordt. Wat niet (meer) behandeld kan worden, wordt dan verplaatst naar een andere keer. Een goede vergadering heeft een zo veel mogelijk vooraf vastgesteld begin- en eindtijdstip.
Vaak wordt vergaderd aan het eind van de dagtaak. Op zo'n tijdstip zal de rol die we in de groep innemen niet altijd op z'n best vervuld kunnen worden.
Daarom is het zinvol om de vergadertijd niet te lang te stellen.
Het komt meer op de inhoud dan op de lengte aan!
Maak tijdens de vergadering gebruik van een timer en wijs iemand in elke groep aan als tijdbewaker. Zo voorkom je teveel afdwalen van het onderwerp, maak je je teamleden medeverantwoordelijk en zijn alle agendaonderdelen haalbaar in de beschikbare tijd.
De werkvormen
Je kent ze vast wel, die personen die tijdens een vergadering hun standpunt zo duidelijk willen maken dat ze het woord nemen en daarna niet meer stoppen met praten of reageren.
De betrokkenheid en actieve deelname van alle andere deelnemers is daardoor na een poosje vaak sterk verminderd, er is onvoldoende positieve energie en dit leidt vervolgens vaak tot weinig concrete en gezamenlijk gedragen acties en afspraken. En dat terwijl tijd een kostbaar goed is in het onderwijs! Om te voorkomen dat de aandacht van de deelnemers verslapt kun je coöperatieve vergaderwerkvormen inzetten. Door de werkvorm verloopt de interactie gestructureerd zodat, zodat alle deelnemers gelijke inbreng en besluitvorming ervaren en actief en betrokken blijven. . Enkele voorbeelden:
Geef er 1, krijg er 1: Geef iedereen individuele denktijd en laat ze voor zichzelf een aantal ervaringen noteren rondom een bepaald onderwerp. Vervolgens staat iedereen op en vormt een tweetal om met elkaar om en om een idee uit te wisselen. Iedereen noteer de bruikbare ideeën, waarna er nieuwe tweetallen worden gevormd.
Gedachtenkrabbels: Iedereen noteert eerst voor zichzelf op losse post-its: wat aanspreekt in de huidige aanpak of methode, wat men al weet over gemaakte afspraken en/of waarom het werken op een bepaalde manier van meerwaarde is/kan zijn voor de school. Daarna worden de post-its in het midden van de tafelgroepjes geplakt, geordend en besproken.
Een hele andere insteek is het werken met een verbeterbord; een whiteboard, die de urenlange teamvergaderingen vervangt en die je ergens ophangt waar niemand er omheen kan, bijvoorbeeld middenin de teamkamer. Dit bord is bedacht door Toyota en heeft in de afgelopen 50 jaar een tocht gemaakt naar talloze bedrijven, ziekenhuizen en scholen in de hele wereld. Je gebruikt het bord voor een wekelijkse bordsessie van hooguit 15 minuten met het team. Zo’n bordsessie bestaat uit vijf dingen:
Check-in: Je begint met de smileys: hoe voelt iedereen zich? Wie wil daar wat over delen? Als je elkaar echt vertrouwt in het team dan zeg je niet ‘goed, ja, prima hoor’, maar dan deel je hoe je je voelt, ook als het niet goed met je gaat. Als je dat wilt, dan vertel je waarom, maar dat hoeft niet. Als team kun je zo rekening houden met collega’s. Dit zorgt voor een sterker teamgevoel.
Successen: Er wordt gedeeld wat er de afgelopen week is bereikt. Er gaat zoveel goed in het onderwijs. Dat vergeten we vaak, en die successen worden ook bewust gevierd bij het bord. Van de successen die je deelt kun je leren, die geven plezier en die sterken het team om samen door te gaan met het verbeteren van het onderwijs.
Leerling-doelen: Bij het bord gaat het gesprek over onderwijs, niet over organisatorisch gedoe. Dat komt omdat de doelen op het verbeterbord leerlinggericht zijn: wat willen we de komende 4 tot 6 weken bereiken voor jullie leerlingen of studenten? Deze doelen moeten klein, concreet en meetbaar zijn
Leraar-acties: die doelen haal je alleen maar als je actie neemt: welke leraar gaat wat doen om die leerling doelen te realiseren? En wanneer is dat klaar? Achter de leerling-doelen staan dus leraar-acties. In ieder geval van leraren die hun vinger opsteken en zeggen ‘daar wil ik mee aan de slag?’ Wat als iemands naam er nooit of zelden tussenstaat, of als iemands acties nooit af zijn? Dan gaat het team met hem of haar in gesprek om degene te helpen. Iedereen doet dus mee!
Planning: tenslotte wordt de planning voor de komende week besproken. Bijvoorbeeld: welke leraren gaan samen lessen voorbereiden en wie gaat bij welke collega’s lessen bezoeken en feedback geven?
Om zo’n bordsessie effectief te laten zijn volgt daarna altijd een werksessie van minimaal een uur. In dat uur wordt er dus niet gesproken over het verbeteren van onderwijs, maar ga je ermee aan de slag. Zo je tijd besteden is een stuk nuttiger en leuker dan vergaderen!
Bovendien: Als je wekelijks met elkaar bij het bord staat heb je een goed gevoel waar iedereen mee bezig is: problemen, successen, gevoelens, acties, enz. Als je dat overzicht hebt kun je elkaar makkelijker helpen of hulp krijgen. Het bord zorgt ook voor meer focus, omdat er maar 2 of 3 doelen op passen. Dat is minder dan de waslijst van punten waar scholen normaal mee bezig zijn. Door minder tegelijk te doen, bereik je meer!
De inhoud
Start de vergadering eens anders. Enkele voorbeelden:
Start eens met een mopper- en klaagrondje. Iedereen krijgt een minuut moppertijd en moet daarna tijdens de vergadering alles vanuit kansen bekijken. Door de moppertijd is de eerste emotie eraf en neem je sneller én rationeler beslissingen.
Inspireer elkaar! Vraag je collega's bijvoorbeeld om een artikel of boek mee te nemen, waarmee je anderen wilt inspireren en informeren. Begin de vergadering met tien minuten kennis delen.
Ook met de rest van de inhoud kun je variëren. Enkele voorbeelden:
Stel bijvoorbeeld eens een thema centraal. De hele vergadering is dan op dat betreffende thema gericht en iedereen bereidt het onderwerp voor. Zo ontstaat er meer focus en directe sturing op een bepaald onderwerp waar rendement en verdieping uit gehaald moet worden.
Verslaglegging
Het is erg zinvol om een verslag te maken van wat er in een vergadering is besproken.
Het slaat een brug naar volgende besprekingen en houdt vast wat er al is bereikt.
Wanneer er een discussie moet worden gevoerd, waarbij meningen worden gepeild, kan het echter ook weleens goed zijn om niet te notuleren. In een vergadering moet immers de mogelijkheid blijven bestaan vrijuit over dingen te praten, zonder dat alles wordt vastgelegd. Het verslag mag nooit belemmerend werken op de uitingen in de groep.
De verslaglegging kan jaarlijks door één teamlid verzorgd worden, maar er kan ook om toerbeurt genotuleerd worden. Notuleren bij toerbeurt heeft als voordeel dat iedereen regelmatig aan de beurt komt en de vaardigheid in het notuleren kan ontwikkelen.
Het kan erg tijd besparend zijn om meteen tijdens de vergadering te notuleren. Vaak belemmert dit de deelnemer wel weer in de ruimte die daarnaast overblijft voor een actieve inbreng tijdens het vergaderen. Het is in ieder geval wel nuttig om het verslag zo mogelijk nog dezelfde dag uit te werken en de volgende dag te delen, zodat iedereen de notulen vóór de volgende vergadering kan doornemen en iedereen vroegtijdig aan eventuele besluiten en actiepunten wordt herinnerd.
Het kan ook zinvol zijn om een afzonderlijke lijst met besluiten toe te voegen aan de notulen. Bij elk besluit staat dan vermeld hoe en wanneer het in werking treedt en eventueel wie verantwoordelijk is (zijn) voor de uitvoering. Ook kan het mogelijk zijn dat er geen notulen en alleen een besluitenlijst wordt opgesteld.
Waarborgen
Voorkom dat je veel oppakt, maar weinig aanpakt.
Introduceer bijvoorbeeld een ‘scrum’ bord. Dat is een simpele bord met drie kolommen: ‘te doen’, ‘bezig’ en ‘klaar’. Het team bedenkt wat (een aantal van) hen de komende tijd te doen staat, schrijft dat op post-its en plakt die post-its in de kolom ‘te doen’. In die paar weken zie je post-its zich verplaatsen van ‘te doen’ via ‘bezig’ naar ‘klaar’. Zo heb je een goed overzicht van de voortgang van alle regelzaken.
Waarborg deze ook door steeds na te gaan of de doelstelling wel wordt nageleefd.
Zo niet, dan hebben de vergaderingen natuurlijk weinig meer te maken met de oorspronkelijke bedoeling.
Evalueer vergaderingen. Blijkt een oplossing in de praktijk niet of nauwelijks te voldoen, durf er dan ook op terug te komen. Dat voorkomt veel ergernis op langere termijn. Is de tijd voor een bepaalde beslissing nog niet rijp, kom er dan later op terug. Een besluit doordrukken ter wille van het succes van een moment, leidt op de duur altijd tot teleurstellingen.
Het is goed om regelmatig een pas op de plaats te maken en terug te kijken om aan het eind vaneen proces na te gaan wat er van het geheel geworden is. Deze bezinning moet telkens weer worden ingevoegd, voordat aan de voortgang van het proces kan worden gewerkt. Ook de reflectie op de rol als voorzitter en eventuele valkuilen in communicatie met anderen dragen bij aan goede vervolgen.
Op zoek naar meer?
Kijk voor meer suggesties ook eens op mijn Pinterest
Heb je zelf ook nog aanvullingen?
Inspireer dan collega’s door jouw ideeën als reactie op deze blog te delen!
.