(Anders) vergaderen
Bijgewerkt op: 17 dec. 2022
Als leerkracht ben je vaak en veel aan het vergaderen. Er wordt in deze vergaderingen vaak veel opgepakt en maar weinig afgemaakt. Misschien ben jij wel onderbouw coördinator en moet je binnen jouw bouw ook dit soort vergaderingen leiden? In deze blog geef ik je tips om een overschot aan vergaderingen te beperken en om jouw school een vergadercultuur te creëren, waarbij iedereen achteraf denkt: dit was zinvol!
Waarom vergaderen?
We vergaderen zo vaak, en gaan zo vanzelfsprekend aan de vergadertafel zitten, dat het soms niet meer in ons opkomt ons af te vragen waarom we nu eigenlijk vergaderen.
Bekijk daarom deze poster eens voordat je een vergadering plant.
Er bestaan veel verschillende typen vergaderingen. Deze vergaderingen kunnen afzonderlijk voorkomen, maar ook in één en dezelfde vergadering. Je moet je bewustzijn welk type vergadering aan bod is om er op de juiste wijze mee om te kunnen gaan.
De vier typen vergaderingen, die we kunnen onderscheiden zijn:
1. De organisatorische vergadering
Hierin komen allerlei organisatorische dingen aan de orde, zoals het regelen van sinterklaas, de overblijf enz. Het merendeel van dit soort zaken kan bijvoorbeeld tijdens de eerste teamvergadering van een nieuw schooljaar afgewerkt worden en behoeft tijdens volgende vergaderingen niet veel tijd te kosten.
2. De inhoudelijke vergadering
Hierin zullen pedagogisch-didactische onderwerpen vaak de boventoon voeren.
Wat zijn onze doelstellingen, welk schoolklimaat staat ons voor ogen, hoe vullen we schoolwerkplanontwikkeling in, welke methoden kiezen we?
Een diepgaande meningsvorm en het nagaan van mogelijke alternatieven is dan nodig voordat je tot besluiten kan komen. Die besluitvorming kan ook in een later stadium volgen. Vaak is dat ook beter. Vooral moeten overhaaste beslissingen worden voorkomen.
3. De probleem-oplossende vergadering
Hierin worden moeilijkheden en oplossingen besproken, nieuwe ideeën verzameld en/of naar nieuwe methoden, werkwijzen e.d. gezocht. Bij dit soort problemen Is het zinvol om fasegewijs een probleem aan te pakken. De volgende fasen kunnen gevolgd worden:
Onderzoek: Wat Is het probleem? Wat is er precies aan de hand? Daarbij zorgvuldig doorvragen en doorzoeken.
Analyse: Opsporen van de oorzaken van het probleem. Bijvoorbeeld hoe zit het met onze samenwerking en taakverdeling?
Aktie: Wat doen we om het probleem te kunnen oplossen? Vaak heeft deze fase verschillende besprekingen nodig.
Evaluatie: Hoe hebben we het probleem aangepakt? Moeten onze akties nog worden bijgesteld?
4. de evaluatieve vergadering
Hierin vraag je naar de waarde, de kwaliteit van het samen handelen. Bijvoorbeeld aan het eind van een proces van vernieuwing of als een bepaalde methode is uitgeprobeerd, en aan het onderwijs is getoetst. Evalueren kan op twee manieren.
Het gaat daarbij om de vraagstellingen:
Wat hebben we bereikt? We hebben hierbij het product van ons werken voor ogen.
Hoe hebben we dat bereikt? Hier hebben we het achterliggende proces in beeld.
De deelnemers
In principe is het hele team vaak op een vergadering aanwezig. Onderwijsinhoudelijke zaken kunnen vaak beter gestalte krijgen als er regelmatig samen wordt vergaderd wordt en er belangstelling is voor elkaar en de doorgaande lijnen.
Toch is het niet in alle gevallen vereist dat alle teamleden bij een vergadering aanwezig zijn.
Wanneer er onderwerpen worden besproken, die niet voor iedereen van wezenlijk belang zijn, kan dit de motivatie omlaag halen. Er kan dan bijvoorbeeld worden gekozen voor een afzonderlijke voorbereiding door 2-3 mensen, die daarna de zinvolle punten ter bespreking in de teamvergadering naar voren brengen. Ook kun je teamleden slechts een gedeelte van de vergadering aan laten sluiten; het gedeelte dat wel zinvol is voor iedereen.
De deelnemers aan de vergadering kunnen sterk van elkaar verschillen in rollen en zeggingskracht. De ene deelnemer neemt bijvoorbeeld meer initiatief dan de ander, durft sneller zijn mening te geven dan een ander, komt met meer ideeën en/of actieve inbreng, treedt eerder op de voorgrond dan een ander, toont meer belangstelling voor ideeën van anderen dan een ander, kan zich beter verplaatsen dan een ander, kan dingen misschien beter formuleren dan een ander en/of ziet in collega's meer rivaliteit dan een ander.
Soms heeft iemand binnen een team zo'n sterke zeggingsk